與ISO 14001：1996標準相比，ISO 14001：2004標準4.4.3“信息交流”中的內容有所改變，即由“組織應考慮對涉及重要環(huán)境因素的外部聯(lián)絡(luò )的處理，并記錄其決定”，改為“組織應決定是否對它的重要環(huán)境因素與外界進(jìn)行信息交流，并將其決定形成文件。如決定進(jìn)行信息交流，就應規定交流的方式并予以實(shí)施?！痹摋l款將涉及重要環(huán)境因素的外界信息交流的決定權賦予組織自身，但組織在作出是否與外界進(jìn)行交流的決定時(shí)，必須考慮以下因素：
一、所有相關(guān)方的觀(guān)點(diǎn)和信息需求
隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展和公眾環(huán)境保護意識的不斷提高，各群體和個(gè)人的環(huán)境需求逐漸增多，公眾要求有更多的環(huán)境信息知情權、環(huán)境決策參與權和環(huán)境政策監督權，公眾的環(huán)境信息傳播權在信息時(shí)代也不斷加強。這都“迫使”組織不能無(wú)視各類(lèi)群體、個(gè)人的觀(guān)點(diǎn)和環(huán)境信息需求。ISO 14001：2004標準將這些人歸結為組織的相關(guān)方。
相關(guān)方可包括組織周邊的單位和居民、非政府組織、顧客、合同方、供方、投資方、應急服務(wù)機構和執法者等。從ISO 14001：2004標準對“相關(guān)方”的定義，我們可將相關(guān)方大致分為麗個(gè)層面：關(guān)注組織環(huán)境績(jì)效的相關(guān)方——社會(huì )層面；受組織環(huán)境績(jì)效影響的相關(guān)方——鄰居層面。一般而言，社會(huì )層面偏重于組織對社會(huì )責任的承諾與實(shí)現程度，要求組織具有良好的社會(huì )形象和守法行為，多關(guān)注于組織的發(fā)展戰略、環(huán)境方針、總體環(huán)境目標和環(huán)境管理體系：鄰居層面則比較關(guān)注組織對重要環(huán)境因素的控制結果和管理力度，如排放的污染物對周邊環(huán)境和居民的影響，儲存的危險化學(xué)品是否被嚴格管理等。組織在進(jìn)行重要環(huán)境因素交流時(shí)，必須分別考慮不同層面相關(guān)方的環(huán)境信息需求和愿望。否則，可能會(huì )影響組織環(huán)境管理體系的可信度。
二、法律法規的要求
雖然中國尚沒(méi)有單獨的環(huán)境信息公開(kāi)法，但現有的法律法規(如《清潔生產(chǎn)促進(jìn)法》、《環(huán)境影響評價(jià)法》)和政府部門(mén)規章(如《關(guān)于發(fā)布(環(huán)境保護行政主管部門(mén)政務(wù)公開(kāi)管理辦法)的通知》、《關(guān)于企業(yè)環(huán)境信息公開(kāi)的公告》)等，都對環(huán)境信息披露提出了具體要求。
國家環(huán)?？偩?003年發(fā)布的《關(guān)于企業(yè)環(huán)境信息公開(kāi)的公告》明確規定，各省、自治區、直轄市環(huán)保部門(mén)在當地主要媒體上定期公布超標準排放污染物或者超過(guò)污染物排放總量規定限額的企業(yè)名單；列入名單的企業(yè)在每年3月31日以前公布上一年的環(huán)境信息。沒(méi)有列入名單的企業(yè)可以自愿參照該規定進(jìn)行環(huán)境信息公開(kāi)。
按照上述公告的規定，企業(yè)公開(kāi)的環(huán)境信息內容必須真實(shí)、準確，有關(guān)數據應有3年連續性。其中，企業(yè)必須公開(kāi)的環(huán)境信息如下：一是企業(yè)環(huán)境保護方針；二是污染物排放總量，包括廢水排放總量和廢水中主要污染物排放量，廢氣排放總量和廢氣中主要污染物排放量，固體廢物產(chǎn)生量、處置量；三是企業(yè)環(huán)境污染治理．包括企業(yè)主要污染治理工程投資，污染物排放是否達到國家或地方規定的排放標準，污染物排放是否符合國家規定的排放總量指標，固體廢物處置利用量，危險廢物安全處置量；四是遵守環(huán)保法律法規情況，包括環(huán)境違法行為記錄，行政處罰決定的文件，是否發(fā)生過(guò)污染事故以及事故造成的損失，有無(wú)環(huán)境信訪(fǎng)案件；五是環(huán)境管理情況，包括依法應當繳納的排污費金額，實(shí)際繳納的排污費金額，是否依法進(jìn)行排污申報，是否依法申領(lǐng)排污許可證，排污口整治是否符合規范化要求，主要排污口是否按規定安裝了主要污染物自動(dòng)監控裝置，以及污染防治設施正常運轉率、“三同時(shí)”執行率。
被列入名單中的組織，必須按照《公告》要求，對重要環(huán)境因素進(jìn)行信息交流和公布。
三、ISO 14001：2004標準的要求
在ISO 14001：2004標準其他條款中，包(隱)含著(zhù)某些組織須與外界進(jìn)行信息交流的內容，組織在進(jìn)行外部信息交流策劃時(shí)必須對此加以考慮(包括環(huán)境方針)，必須傳達到所有為組織工作或代表組織工作的人員，并可為公眾所獲取(4.2)。對于組織使用的產(chǎn)品和服務(wù)中所確定的重要環(huán)境因素，應建立、實(shí)施并保持程序，并將適用的程序和要求通報供方及合同方(4.4.6c)。組織在制定應急準備和響應程序時(shí)，應考慮外部聯(lián)絡(luò )計劃、救援機構名單(包括詳細聯(lián)絡(luò )信息)、周邊設施可能發(fā)生的緊急情況和事故、鄰近單位相互支援的可能性(4.4.7)。在某些情況下，對相關(guān)方關(guān)注的響應，可包含組織運行中的環(huán)境因素及其環(huán)境影響方面的內容。這些程序中，還應當包括就應急計劃和其他問(wèn)題與有關(guān)公共機構的聯(lián)絡(luò )事宜(ISO 14001：2004附錄A4.3)。對于這些內容，組織必須以適當的方式與外界進(jìn)行信息交流。
綜上所述，對于環(huán)境影響比較嚴重和較關(guān)注社會(huì )形象的組織，在作出不與外界交流其重要環(huán)境因素的決定時(shí)，應充分考慮相關(guān)方的信息需求、法律法規的要求和ISO 14001：2004標準的要求。同時(shí)，考慮到組織主動(dòng)公開(kāi)與重要環(huán)境因素有關(guān)的信息可能會(huì )產(chǎn)生不必要麻煩的情況(例如：企業(yè)周邊的居民可能夸大環(huán)境因素帶來(lái)的各種影響，要求企業(yè)給予經(jīng)濟補償等)，ISO 14001：2004標準把與外界進(jìn)行信息交流的權利交給了組織。
四、與外界信息交流的方式與內容
組織在建立信息交流方案時(shí)，應當考慮自身的性質(zhì)和規模、重要環(huán)境因素和相關(guān)方的性質(zhì)和需求。其步驟為：
1．收集信息或向相關(guān)方征求意見(jiàn)；
2．確定交流對象以及對信息或對話(huà)的需求；
3．選擇與交流對象相關(guān)的信息；
4．決定與交流對象進(jìn)行交流的信息；
5．確定進(jìn)行信息交流的適用方法；
6．評價(jià)和定期檢查信息交流過(guò)程的有效性。
ISO 14004：2004標準建議組織進(jìn)行環(huán)境信息交流的內容包括：
1．組織的概況；
2．管理者聲明；
3．環(huán)境方針、目標和指標；
4．環(huán)境管理過(guò)程(包括員工和相關(guān)方的參與)；
5．組織關(guān)于持續改進(jìn)和污染預防的承諾；
6．與產(chǎn)品和服務(wù)的環(huán)境因素有關(guān)的信息，如通過(guò)環(huán)境標志和聲明傳達的信息；
7．組織環(huán)境績(jì)效方面的信息，包括發(fā)展趨勢(如廢棄物減少、產(chǎn)品維護和以往績(jì)效等)；
8．組織符合法律法規和其他要求，以及針對所確定的不符合采取的糾正措施；
9．報告的輔助信息，如詞匯表；
10．財務(wù)信息，如成本節約或環(huán)境項目投資；
11．可供采用的改進(jìn)組織環(huán)境績(jì)效的策略；
12．有關(guān)突發(fā)環(huán)境事件的信息；
13．更多的信息來(lái)源，如聯(lián)系人或網(wǎng)站。
組織也可以借鑒歐洲EMAS對組織環(huán)境報告(EnvironmentalStatement)的基本要求：
1．明確、清晰的組織機構描述，包括其活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)以及對其母公司的簡(jiǎn)單描述；
2．對環(huán)境方針和環(huán)境管理體系的簡(jiǎn)要描述；
3．所有重要的環(huán)境因素和環(huán)境影響；
4．與重要環(huán)境因素和環(huán)境影響有關(guān)的環(huán)境目標和指標；
5. 與環(huán)境目標指標和重要環(huán)境影響有關(guān)的環(huán)境績(jì)效的測量結果，包括污染物排放量，廢物產(chǎn)生，資源、能源、水的消耗，噪聲等環(huán)境因素，數據應可以逐年比較，以評價(jià)組織環(huán)境績(jì)效的不斷改善；
6.與環(huán)境績(jì)效有關(guān)的其他方面，如對應重要環(huán)境因素的法律法規遵守情況；
7.對環(huán)境報告進(jìn)行確定的審核員姓名、編號及生效日期（按照EMAS的規定，組織的環(huán)境報告必須經(jīng)過(guò)外部審核員的簽字確認）。
環(huán)境報告一般適用于大型組織， 可面向社會(huì )和鄰居層面的相關(guān)方。組織與外界進(jìn)行交流的程序可因交流的信息類(lèi)型、交流的對象及組織自身的條件等具體情況而有所不同。外部交流的手段除了正式的環(huán)境報告外，非正式的討論、對 外開(kāi)放日、對焦點(diǎn)問(wèn)題的溝通、與社區居民對話(huà)、參與社區活動(dòng)、網(wǎng)站、電子郵件、新聞發(fā)布會(huì )、廣告、通訊簡(jiǎn)報、熱線(xiàn)電話(huà)等，也是組織尤其是中小型組織的可選方式。
