采購是形成產(chǎn)品的一個(gè)重要過(guò)程，采購產(chǎn)品的質(zhì)量對組織的產(chǎn)品是否符合要求有著(zhù)不可忽視的影響。對采購過(guò)程的控制，應包括對采購產(chǎn)品及供方進(jìn)行控制、制定采購要求、對采購產(chǎn)品進(jìn)行驗證等三個(gè)方面。
根據GB／T 19001標準7.4.1條款對采購過(guò)程提出的有關(guān)要求，組織對供方進(jìn)行控制應注重以下幾點(diǎn)。
一、全面、正確地識別供方
什么是供方?GB／T 19000標準3.3.6條款作出的定義為：“提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人”，并作以下示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方，即供方是采購產(chǎn)品的提供者，可以是生產(chǎn)廠(chǎng)家，也可以是產(chǎn)品的零售商、代理商。
實(shí)際上，由于各種原因，組織無(wú)法直接向生產(chǎn)廠(chǎng)家直接訂貨，只能在市場(chǎng)采購或通過(guò)代理商訂貨采購。審核時(shí)，我們常常發(fā)現組織提供的合格供方名單里并沒(méi)有包括這些零售商、代理商，當然也沒(méi)有對他們的評定材料。這些組織片面地把供方理解為“生產(chǎn)廠(chǎng)家”這一種形式，沒(méi)有認識到產(chǎn)品的零售商、代理商同樣也是供方。
二、對供方進(jìn)行分類(lèi)管理
GB／T 19001標準7.4.1條款規定：“對供方及采購的產(chǎn)品控制的類(lèi)型和程度應取決于采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實(shí)現或最終產(chǎn)品的影響?！庇蓸藴实囊罂梢钥闯?，對“采購品”以及采購品的“供方”都應進(jìn)行分類(lèi)管理，分類(lèi)管理的依據是“采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實(shí)現或最終產(chǎn)品的影響”，如某組織根據采購品對產(chǎn)品的影響程度不同，把采購品分為A、B、C三類(lèi)，那么對采購品的供方可順理成章分為A類(lèi)采購品的供方、B類(lèi)采購品的供方、C類(lèi)采購品的供方(簡(jiǎn)稱(chēng)A類(lèi)供方、B類(lèi)供方、C類(lèi)供方)。對供方分類(lèi)的目的是為組織對供方的管理采取不同的控制類(lèi)型和程度。
在現場(chǎng)審核時(shí)，經(jīng)常發(fā)現組織提供的合格供方名單里沒(méi)有對供方進(jìn)行分類(lèi)，即組織沒(méi)有按“采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實(shí)現或最終產(chǎn)品的影響”對采購品的供方進(jìn)行分類(lèi)。
三、評定合格供方的依據
GB／T 19001標準7.4.1條款規定：“組織應根據供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價(jià)和選擇供方?！边@就是說(shuō)，對供方進(jìn)行評價(jià)的依據是“按組織的要求，供方提供采購產(chǎn)品的能力”，再根據評價(jià)的結果選擇供方，形成合格供方名單。
GB／T 19000標準3.9.12條款將“能力”定義為：“經(jīng)證實(shí)的應用知識和技能的本領(lǐng)”。因此，“所謂提供產(chǎn)品的能力”就是指供方能夠按組織提出的要求(如采購品的名稱(chēng)、牌號、規格、質(zhì)量標準等)，按照約定的價(jià)格、交貨期等，持續穩定地提供組織滿(mǎn)意的采購品的本領(lǐng)?！敖M織的要求”通常包括明示要求和隱含要求：明示要求是指訂貨合同約定的條款，如采購品的名稱(chēng)、牌號、規格、采用的標準代號、價(jià)格、交貨期、服務(wù)要求等；隱含要求是指訂貨合同內未約定的條款，但組織期望了解這些信息，這些信息對于評定合格的供方、尤其對產(chǎn)品質(zhì)量影響大的供方至關(guān)重要，如供方的資質(zhì)、誠信等級、有無(wú)違紀或不良行為、歷史狀況、財務(wù)狀況、與其他組織類(lèi)似產(chǎn)品質(zhì)量的比較、采購品使用的實(shí)際質(zhì)量情況等。
四、制定評價(jià)、選擇和再評價(jià)供方的準則
GB／11 19001標準7.4.1條款規定：“應制定選擇、評價(jià)和重新評價(jià)的準則?！敝贫▽┓皆u價(jià)準則是組織對采購過(guò)程控制的重要內容之一，是選擇、評價(jià)供方的依據。對供方評價(jià)的內容一般包括：提供產(chǎn)品的符合性、供方的質(zhì)量保證能力，以及其他需評價(jià)的內容。在制定準則時(shí)，要考慮以下幾點(diǎn)：
1．評定準則的內容要能充分反映出供方提供的采購品滿(mǎn)足組織要求的能力，既要體現出供方滿(mǎn)足組織明示要求的能力，又要體現出供方滿(mǎn)足組織隱含要求的能力。在此基礎上，確定評價(jià)和重新評價(jià)的具體操作準則。
2．對不同管理類(lèi)別的供方，在評價(jià)項目、內容要求、周期、判定準則上應有所區別，要充分體現對產(chǎn)品質(zhì)量影響大的采購品的供方實(shí)行嚴格控制。
3．評定準則和重新評定準則在評價(jià)內容、方式上要有所區別。
新開(kāi)發(fā)供方的評價(jià)準則要充分體現出“供方是否具有滿(mǎn)足組織要求的能力”。一般要評價(jià)產(chǎn)品(樣品)質(zhì)量狀況或已向其他組織提供的同類(lèi)產(chǎn)品的質(zhì)量情況、供方質(zhì)量管理體系對提供穩定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力、交付后的服務(wù)和技術(shù)支持能力、供方顧客的滿(mǎn)意程度、其他情況(如履約能力、誠信等級等)。
對現有供方的重新評定準則，要充分體現出“供方是否保持了初次評定時(shí)滿(mǎn)足組織要求的能力、是否有所改進(jìn)”。例如，供方供貨質(zhì)量的穩定性、符合性有否提高，工作績(jì)效(如交貨及時(shí)性、價(jià)格、服務(wù)等)有否改進(jìn)，質(zhì)量管理體系是否持續有效等。對選擇為合格的供方要實(shí)現動(dòng)態(tài)管理，當提供的采購品出現質(zhì)量問(wèn)題時(shí)應規定要采取的措施，以保證采購品持續符合要求。
“與供方互利的關(guān)系”是質(zhì)量管理原則之一，建立組織與供方的相互共存、互利的關(guān)系，可增強雙方的能力，實(shí)現雙贏(yíng)，對現有供方進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理要充分體現這一原則。
4．評定和重新評定準則的內容要有可操作性，應明確規定接受為合格供方的標準，重新評價(jià)的時(shí)機、內容、方式和要求，持續保持合格供方的標準，同時(shí)要規定獲取相應信息的職責、方法、程序，以便為評價(jià)提供相應的信息。
在現場(chǎng)審核時(shí)，往往會(huì )發(fā)現以下問(wèn)題：
1．組織沒(méi)有制定評定和重新評定準則，不能提供評價(jià)依據。
2．組織沒(méi)有認識到對供方進(jìn)行“評定”和“重新評定”是評定要求有差異的兩種評定方式，進(jìn)行評定時(shí)通通使用一個(gè)評定準則。
3．組織使用的評定準則沒(méi)有對不同管理類(lèi)別的供方進(jìn)行區分，對不同管理類(lèi)別的供方使用一個(gè)準則進(jìn)行評定。
4．組織制定的某些評定內容缺乏可操作性，雖規定了評定的內容，但無(wú)法獲取相應信息，使評定記錄表的這部分內容形同虛設。
五、區分“物品的采購”和“過(guò)程的外包”間的差異
一般地說(shuō)，采購包括外包。二者在管理上有很多相同之處，但也有很大的差異。從質(zhì)量管理角度看，物品采購關(guān)注采購的結果，即采購品的質(zhì)量是否滿(mǎn)足組織的需求，而不關(guān)注供方過(guò)程的控制情況；過(guò)程外包不僅關(guān)注外包產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合規定要求，而且更關(guān)注供方過(guò)程的受控情況，尤其是特殊過(guò)程的外包管理。一般的物品采購，按7.4條款的要求進(jìn)行管理即可；外包除了要按7.4條款的要求進(jìn)行管理外，還要按外包過(guò)程要求的相應條款進(jìn)行管理，如特殊過(guò)程的外包除按7.4條款的要求進(jìn)行管理外，還要按7.5.1及7.5.2等相應條款的要求進(jìn)行管理。因此，在制定選擇、評價(jià)和重新評價(jià)的準則時(shí)，要充分考慮二者間的差異，在評價(jià)項目、內容、方式、程序上體現出各自的特點(diǎn)。
在審核時(shí)，經(jīng)?？吹浇M織提供的供方評定準則中沒(méi)有對采購品的供方和外包方進(jìn)行區分，沒(méi)有顯現出對外包過(guò)程，尤其是對特殊過(guò)程外包的特殊要求。
六、對合格供方的評價(jià)材料要充分、有效
按評定準則的規定要求，組織要對供方進(jìn)行評定和按期重新評定，評定要以充分的供方和采購品信息為基礎。對此，組織要建立并實(shí)施獲取相應評定信息的方法、程序，以便為評價(jià)提供相應的證據。為便于實(shí)施評定，組織常常根據評定準則規定的要求繪制規范的記錄表格，將評定意見(jiàn)填入表內，并將獲取的證據附在后面，使評定建立在基于事實(shí)的基礎上。獲取證據時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：
1．注意證據的時(shí)效性。如獲取供方的資質(zhì)證明、認證證書(shū)時(shí)，要注意證書(shū)的有效期限。
2．注意證據的有效性。如獲取供方的資質(zhì)證明、認證證書(shū)時(shí)，要注意證書(shū)規定的產(chǎn)品范圍是否覆蓋了組織的采購品。
3．注意證據的充分性。即評定的結論要有足夠充分的證實(shí)材料予以技術(shù)支持，不能講空話(huà)。
要確保采購產(chǎn)品的厭量滿(mǎn)是組織的要求，就必須對“供方”進(jìn)行評價(jià)和選擇，而且重在評價(jià)和選擇，這是控制采購過(guò)程的首要程序。對采購過(guò)程的管理要扭轉“重驗證、輕評價(jià)和選擇”的傳統觀(guān)念，充分利用供方資源、第三方認證機構的認證成果，以及社會(huì )公用信息，盡量減少不必要的重復工作。
